Glossaire

Acte constitutif : Document légal confirmant la création d'une personne morale.

Acte de régularisation : Document transmis au Registraire des entreprises par une société de personnes québécoise visant à corriger des informations incomplètes ou inexactes figurant dans les déclarations déposées au registre des entreprises. L'acte de régularisation a une portée rétroactive. Il a été remplacé par la déclaration de mise à jour de correction le 14 février 2011.

Actionnaire : Personne physique ou morale qui détient des actions d’une société par actions (aussi appelée personne morale à but lucratif ou compagnie).

De façon générale, les autres types d’entreprises existant au Québec n’ont pas d’actionnaires. Aux fins de l’application de la Loi sur la publicité légale des entreprises, seuls les trois actionnaires qui détiennent le plus grand nombre de voix attachées aux actions émises par une société doivent être déclarés au registre.

Administrateur : Personne physique qui agit à titre de mandataire d’une personne morale. Cette personne doit respecter les obligations que la loi, l'acte constitutif et les règlements lui imposent, et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. Un administrateur siège au conseil d’administration de l’entreprise. Au sein de ce conseil d’administration, il peut cumuler une fonction supplémentaire, telle que celle de président, de vice-président, de secrétaire ou de trésorier.

Administrateur du bien d’autrui : Personne chargée d’administrer un bien ou un patrimoine qui n’est pas le sien. Aux fins de l’application de la Loi sur la publicité légale des entreprises, l’administrateur du bien d’autrui représente l’entreprise et a les mêmes droits et obligations que celle-ci. Dans le cas d’une entreprise individuelle, l’administrateur du bien d’autrui déclaré au registre est celui d’une personne physique. L’administrateur du bien d’autrui déclaré au registre dans le dossier d’une personne morale est celui de cette personne morale. Il ne travaille généralement pas au sein de l’entreprise et il n’est ni l'un de ses administrateurs ni l'un de ses dirigeants.

L’administrateur du bien d’autrui peut être curateur, fiduciaire, liquidateur de succession, séquestre, tuteur ou syndic de faillite.

Arrêté de radiation : Document légal produit et déposé au registre des entreprises par le Registraire des entreprises. Ce document confirme la radiation d'office de l'immatriculation d’une entreprise.

Arrêté de révocation : Document légal produit et déposé au registre des entreprises par le Registraire des entreprises. Ce document confirme la révocation de la radiation d'office de l'immatriculation d’une entreprise.

Association : Groupe de personnes réunies dans un intérêt commun autre que la réalisation de profits à partager entre ses membres.

Une association peut réaliser des bénéfices pécuniaires à condition que ceux-ci soient destinés à d’autres fins que celle d’un partage entre ses membres. Ses activités visent notamment à promouvoir l'étude, la défense et le développement des intérêts économiques, sociaux et moraux de ses membres ou de la communauté.

Association personnifiée : Personne morale sans but lucratif distincte de ses membres. Regroupe des individus qui poursuivent, entre autres, un but à caractère national, patriotique, religieux, philanthropique, charitable, scientifique, artistique, social, professionnel, athlétique ou sportif, sans intention de procurer des profits à ses membres.

Associés : Personnes qui se sont engagées à contribuer à l'exploitation d’une société de personnes par la mise en commun de biens, de connaissances ou d'activités. En contrepartie, les associés pourront participer au partage des bénéfices qui en résultent.

Assujetti : Personne physique ou morale, fiducie, société de personnes, association ou groupement de personnes qui est tenu de s’immatriculer ou qui est immatriculé volontairement.

Attestation : Document qui fait état du statut de l’immatriculation d’une entreprise et, le cas échéant, de son défaut de se conformer à une demande du Registraire ou de remplir une obligation en vertu de la loi.

Autres noms : Tout nom, autre que le nom constitutif ou que le nom de la personne physique, qu'une entreprise utilise et sous lequel elle s’identifie dans l’exercice de ses activités au Québec. Une entreprise peut avoir plusieurs autres noms, qu’elle peut utiliser simultanément. Elle n’est toutefois pas tenue d’en avoir un.

Avis de liquidation : Document produit par le liquidateur d’une société par actions dans le but d’informer que celle-ci est en cours de liquidation.

Bénéficiaire ultime : Dans son sens commun, un bénéficiaire ultime est une personne physique qui détient un droit lui permettant de profiter d’une partie des revenus ou des actifs d’une entreprise ou un droit lui permettant de diriger ou d’influencer les activités d’une telle entreprise. Au Québec, un bénéficiaire ultime est notamment la personne qui possède 25 % ou plus des droits de vote ou possède 25 % ou plus de la juste valeur marchande.

But lucratif : Une organisation sera dite « à but lucratif » si son objet est de réaliser des profits.

But non lucratif : Une organisation sera dite « à but non lucratif » ou « sans but lucratif » si son objet n’est pas de procurer un avantage économique à ses membres ni de leur distribuer les profits engendrés par certaines de ses activités.

Capital-actions : Montant des apports faits par les actionnaires d'une société et représenté par les actions que celle-ci a émises. Le capital-actions d’une société peut être limité ou illimité et être constitué d’actions avec valeur nominale, d’actions sans valeur nominale ou des deux types d’actions.

Certificat de conformité : Document qui atteste qu’une reproduction d’un document est conforme à l'original déposé au registre des entreprises.

Certificat de régularité : Document qui rend compte de la production de tous les rapports annuels relatifs aux années qui précèdent 1994 et exigibles en vertu de la Loi concernant les renseignements sur les compagnies. Ces rapports figurent au fichier central des entreprises (FCE).

Commanditaires : Dans une société en commandite, le commanditaire est tenu de fournir un apport en bien ou en argent au fonds commun de la société. Les commanditaires ne sont responsables des dettes de la société que jusqu'à concurrence de leur apport.

Commandités : Dans une société en commandite, les commandités fournissent habituellement leur travail, leur expérience et leur compétence. Les commandités sont chargés d'administrer et de représenter la société. Ils ont une responsabilité solidaire à l'égard des dettes et des obligations de la société.

Constitution : Action de former légalement une personne morale. Les sociétés par actions, les personnes morales sans but lucratif et les coopératives sont créées par constitution. De façon générale, la constitution crée un patrimoine distinct relatif à l’entreprise constituée.

Continuation : Fait, pour une personne morale constituée sous le régime d'une loi donnée, de continuer son existence sous le régime d'une autre loi, sans interruption.

Convention unanime des actionnaires : Entente écrite selon laquelle tous les actionnaires d'une personne morale consentent à restreindre ou à retirer les pouvoirs du conseil d'administration qui lui permettent de gérer les activités et les affaires internes de la société ou d'en surveiller la gestion. Cette entente peut confier ces pouvoirs aux actionnaires de la société ou à des tiers.

Coopérative : Personne morale regroupant des personnes qui ont des besoins économiques, sociaux ou culturels communs et qui, en vue d'y répondre, s'associent pour exploiter une entreprise conformément aux règles d'action coopérative.

Il s’agit d’une personne morale distincte de ses membres. La responsabilité des membres est limitée à la valeur des parts qu'ils ont souscrites.

Copie certifiée : Document préparé par le Registraire des entreprises certifiant qu'une copie est conforme au document original déposé au registre des entreprises.

Curateur : Représentant légal nommé par le tribunal pour représenter une personne reconnue inapte de façon permanente et totale.

Déclaration de mise à jour annuelle : Déclaration qui permet à une entreprise de mettre à jour chaque année, durant la période prévue à cet effet, les renseignements la concernant qui figurent au registre des entreprises.

Déclaration de mise à jour courante : Déclaration qui permet à une entreprise d'effectuer une mise à jour des renseignements la concernant qui figurent au registre des entreprises dans les 30 jours suivant tout changement.

Déclaration de mise à jour de correction : Déclaration qui permet à une entreprise de corriger une déclaration incomplète ou inexacte ayant déjà été déposée au registre des entreprises. Cette déclaration ne permet pas de mettre à jour des renseignements déclarés au registre, mais bien d’ajouter une information manquante ou de corriger un renseignement ayant été déclaré. Cette correction a une portée rétroactive.

Demande d’annulation de statuts : Demande visant l’annulation de certains des statuts de la société.

Demande de correction de statuts : Demande visant la correction d’une erreur manifeste contenue dans les statuts d'une société par actions.

Dirigeant membre du conseil d’administration : Administrateur qui occupe une fonction au sein du conseil d’administration. Ses fonctions peuvent varier mais les plus fréquentes sont : président, vice-président, secrétaire et trésorier.

Dirigeant non membre du conseil d’administration : Membre de la direction qui ne fait pas partie du conseil d’administration.

Document constitutif : Statuts, certificats, lettres patentes ou autres documents délivrés par l’État qui attestent l’existence juridique d’une personne morale et qui déterminent les règles qui la régissent, ce qui inclut notamment les modifications apportées à ces documents.

Domicile : Le domicile d’une personne physique correspond à l’adresse de sa résidence principale.

Le domicile d’une personne morale correspond à l’adresse de son siège.

Le domicile d'une société de personnes, d'une association ou d'un autre groupement de personnes correspond à l’adresse de son principal établissement.

Le domicile d’une fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial est, à défaut de désignation expresse dans la loi ou l’acte qui la constitue, l’endroit où est situé son principal établissement au Québec.

Domicile élu : Adresse à laquelle les documents doivent être acheminés et qui est différente de celle du domicile de l’entreprise.

Droits annuels d'immatriculation : Somme qui doit être acquittée annuellement par tout assujetti immatriculé au 1er janvier. Les assujettis qui peuvent produire leur déclaration de mise à jour annuelle et leur déclaration de revenus en une seule démarche doivent acquitter ces droits lors de la production de leur déclaration de revenus. Les autres assujettis doivent payer ces droits au Registraire des entreprises durant la période de production de la déclaration de mise à jour annuelle.

Enregistré (enr.) : Terme qui réfère aux raisons sociales qui étaient enregistrées auprès des greffiers de la Cour supérieure avant 1994. Il n’est plus utilisé.

Entreprise étrangère : Entreprise qui n'a pas été constituée au Québec.

Entreprise individuelle : Entreprise exploitée par une seule personne physique que l’on appelle communément travailleur autonome ou travailleur indépendant. Une telle entreprise n’a pas d’existence juridique distincte de son propriétaire. Par conséquent, contrairement à la personne morale, elle n’a pas de patrimoine distinct.

Établissement : Lieu au Québec où l'assujetti exerce des activités. L'établissement désigne, entre autres, le siège social, les bureaux et les diverses succursales d’une entreprise.

État des renseignements : Ensemble des informations relatives à une entreprise qui figurent au registre des entreprises.

Faillite : Moyen légal par lequel une personne (physique ou morale) ou une société de personnes insolvable se libère de ses dettes soit volontairement, par une cession de ses biens, soit de manière forcée à la suite d’une ordonnance de séquestre la dessaisissant de ses avoirs au profit d’un syndic de faillite qui en effectue le partage entre les créanciers.

Fichier central des entreprises (FCE) : Banque de données créée en 1973 et archivée depuis le 1er janvier 1994. Cette banque de données contient les rapports annuels, les documents de constitution ou de modification et les autres documents microfilmés qui figuraient au dossier de l'entreprise avant 1994. Ce fichier a été remplacé par le registre des entreprises.

Fichier des autorités publiques : Fichier des personnes morales et des organismes de droit public. Ce fichier administratif contient les informations sur les ministères, les organismes, les entreprises, les groupements et les personnes morales de droit public.

Fiduciaire : Personne qui détient ou administre un patrimoine affecté à des fins particulières.

Fiducie : La fiducie résulte d'un acte par lequel une personne, le constituant, transfère de son patrimoine à un autre patrimoine qu'il constitue, des biens qu'il affecte à une fin particulière et qu'un fiduciaire s'oblige, par le fait de son acceptation, à détenir et à administrer. Le fiduciaire administre les biens de la fiducie selon les modalités prévues dans l’acte constitutif. Le fiduciaire a la même mission que l’administrateur d’une société par actions.

Il y a plusieurs sortes de fiducies, mais seulement celles qui exploitent une entreprise à caractère commercial doivent s’immatriculer. Les autres fiducies ne peuvent pas s’immatriculer.

Fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial : Fiducie qui exerce une activité économique organisée dans le but de permettre la réalisation de profits. Exemples : les fiducies-entreprises, les fiducies d’investissement et les fiducies d’opérations immobilières.

Fondateur : Personne qui prend l’initiative de constituer une personne morale.

Fondé de pouvoir : Personne qui représente un assujetti qui n'a ni domicile ni établissement au Québec ou qui est dispensé de déclarer certaines informations par règlement du ministre. Toute procédure exercée contre l'assujetti en vertu d'une loi peut, même après la radiation de son immatriculation, être signifiée au fondé de pouvoir.

Forme juridique : Caractère distinctif d’une entreprise. Parmi les différentes formes juridiques d’entreprises, on retrouve notamment la société par actions, la compagnie, la société de personnes, la fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial et la coopérative.

Fusion ordinaire : Opération par laquelle deux ou plusieurs personnes morales se regroupent pour former une seule entité.

Fusion simplifiée : Opération par laquelle une société mère se regroupe avec au moins l’une de ses filiales ou par laquelle deux ou plusieurs filiales se regroupent. La société par actions qui résulte de cette fusion conserve son numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

Groupement de personnes : Tout rassemblement, autre qu'une association, de deux personnes ou plus qui partagent un intérêt commun (pécuniaire ou non). Il peut notamment s'agir d'une société nominale (aussi appelée société de dépenses), d’un consortium (aussi appelé coentreprise ou joint venture) ou d'un groupement d'intérêt économique.

Immatriculation : Inscription d'une entreprise au registre des entreprises pour, entre autres, les personnes physiques, les sociétés de personnes, les associations, les groupements de personnes et les entreprises étrangères. L’immatriculation au registre accorde à l’entreprise son numéro d’entreprise du Québec (NEQ).

Incorporée : Terme qui indique que l’entreprise est une personne morale. C’est l’abréviation inc. qui est la plus souvent utilisée pour désigner ce type d’entreprise.

Index des documents : Liste chronologique des documents d'une entreprise déposés au registre des entreprises.

Index des noms : Liste des noms actuels et antérieurs d’une entreprise.

Intermédiaire : Personne ou regroupement de personnes qui, dans le cadre de ses activités, agit pour le compte d’autrui pour préparer ou transmettre des documents relatifs aux entreprises destinés à être déposés au registre des entreprises.

Jumelage : En vigueur depuis le 1er janvier 2006, le « jumelage » a été mis en place pour faciliter la mise à jour des renseignements inscrits au registre des entreprises. Il permet à une majorité d'entreprises de produire en une seule démarche leur déclaration de mise à jour annuelle et leur déclaration de revenus du Québec.

Lettres patentes : Documents délivrés en vertu de diverses lois afin de créer une personne morale. Les lettres patentes sont déposées au registre des entreprises.

Liquidateur : Personne désignée pour liquider les actifs, recouvrer les créances et payer les créanciers d’une société de personnes, d’une personne morale ou d’une personne physique. Le liquidateur procède au partage de l'actif entre les membres, les actionnaires ou les héritiers, selon le cas.

Liquidation : Ensemble des opérations qui ont pour objet la réalisation des actifs et le paiement des créanciers d’une société de personnes, d’une personne morale ou d’une personne physique en vue de procéder au partage de l'actif net subsistant entre les associés, les actionnaires ou les héritiers, selon le cas.

Liquidateur de succession : Personne qui agit à titre de liquidateur des biens d’une personne décédée.

Marque de commerce : Marque associée à un produit ou à un service par l'entreprise qui le commercialise ou le distribue et qui permet de le distinguer des produits ou des services concurrents. Une marque de commerce fait l’objet d’un dépôt légal.

Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) : Le NEQ est le numéro de 10 chiffres attribué à chaque entreprise au moment de son immatriculation au registre des entreprises. Les deux premiers chiffres correspondent à la forme juridique de l'entreprise et débutent par 11, 22 ou 33.

Objet de la société : But dans lequel la société a été créée.

Officier public : Dans le contexte gouvernemental, personne à qui l’État a donné le pouvoir de dresser ou de conserver des actes qui sont reçus comme authentiques, ou de donner à la copie d’un acte une valeur authentique.

Opposable aux tiers : Information utilisable contre ou en faveur des tiers.

Particule : Mot ou groupe de mots qui servent à préciser la forme juridique d’une entreprise dans son nom constitutif. La particule est, dans la plupart des cas, exigée par la loi. Elle doit aussi être traduite dans la version du nom. La page Définition et règles applicables au nom de l'entreprise présente des exemples d’utilisation de la particule.

Période prescrite : Période déterminée par règlement, pendant laquelle une entreprise doit produire sa déclaration de mise à jour annuelle.

Personne liée : Personne physique ou morale étant en mesure d’influencer les activités d’une entreprise. Une personne liée peut être, par exemple, un actionnaire, un administrateur, un dirigeant non membre du conseil d’administration, un associé, un administrateur du bien d’autrui ou un fondé de pouvoir.

Personne morale : Entité constituée par une loi, dotée d'une personnalité juridique indépendante et autonome, à qui la loi reconnaît des droits et des obligations. Elle agit, d'une part, par l’intermédiaire de son conseil d'administration et, d'autre part, par l’entremise de l'assemblée des actionnaires.

Personne morale sans but lucratif : Entité juridique distincte qui exerce des activités sans but lucratif dans les domaines culturel, social, philanthropique, national, patriotique, religieux, charitable, scientifique, artistique, professionnel, athlétique, sportif, éducatif ou autre, sans intention de procurer des profits à ses membres. Synonyme : Organisme à but non lucratif (OBNL).

Point de vente de tabac : Lieu fixe délimité de façon permanente et dans lequel est vendu du tabac au détail.

Prestation électronique de services (PES) : Prestation de services gouvernementaux, sécurisés ou non, offerts aux citoyens par l’intermédiaire d’Internet.

Radiation d’office : Action du Registraire des entreprises consistant à radier l’immatriculation d’une entreprise, c’est-à-dire à l’annuler. Notez que la clientèle peut obtenir de plus amples informations sur les causes et conséquences de la radiation d’office en consultant la page Radiation d’office par le Registraire.

Recours administratif : Demande adressée au Registraire des entreprises dans le but de faire reconnaître ou de faire respecter un droit, ou encore de défendre un intérêt. Pour plus de renseignements, consultez la publication Recours administratifs offerts par le Registraire des entreprises (IN-528).

Régime juridique : Loi en vertu de laquelle une entreprise est créée ou constituée.

Réimmatriculation : Action du Registraire des entreprises consistant à remettre en vigueur le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) qui avait été attribué à une entreprise au moment de son immatriculation.

Résolution ordinaire : Résolution devant être adoptée à la majorité des voix exprimées par les actionnaires habilités à voter ou par les membres lors d’une assemblée tenue à cet effet.

Résolution spéciale : Résolution devant être adoptée par au moins les deux tiers des voix exprimées par les actionnaires habilités à voter ou par les membres lors d’une assemblée tenue à cet effet.

Révocation de radiation : Annulation de la radiation d’office de l’immatriculation d’une entreprise.

Salarié : Personne qui effectue un travail pour un employeur contre rémunération. Il peut s’agir d’une personne occupant un poste à temps plein, à temps partiel ou de manière saisonnière. Aux fins de l’application de la Loi sur la publicité légale des entreprises, le nombre de salariés dont le lieu de travail est situé au Québec doit être déclaré au registre.

Séquestre : Personne détenant des biens à l’origine d’un litige et qui devra les restituer à la fin de la contestation.

Siège ou siège social : Adresse du domicile de la personne morale.

Société de personnes : Groupe de personnes qui s’associent dans le but d’exploiter une entreprise et qui partagent les revenus et les responsabilités selon une convention établie entre elles. Il peut s’agir entre autres d’une société en commandite, d’une société en participation ou d’une société en nom collectif.

Société en commandite : Une société en commandite est constituée d’un ou de plusieurs commandités chargés de l’administration de la société et d’un ou de plusieurs commanditaires tenus de fournir un apport au fonds commun de la société. Elle est créée au moyen d’un contrat de société et doit être désignée sous un nom commun aux associés.

Société en nom collectif : Une société en nom collectif est un groupement de personnes, appelées associés, qui conviennent, dans un esprit de collaboration, d'exercer une activité commune. Les associés d’une société en nom collectif ont pour but d'exploiter une entreprise, d'y contribuer par la mise en commun de biens, de connaissances ou d'activités et de partager entre eux les bénéfices pécuniaires et les pertes qui en résultent. Elle est créée au moyen d’un contrat de société et doit être désignée sous un nom commun aux associés.

Société par actions (compagnie) : Entité juridique distincte aussi appelée compagnie ou personne morale. À ce titre, elle détient des droits et des obligations qui lui sont propres. Au Québec, les sociétés par actions sont constituées notamment en vertu de la Loi sur les sociétés par actions. Une société par actions a pour but d'exploiter une entreprise afin de réaliser des bénéfices qui seront répartis, s'il y a lieu, entre ses actionnaires.

Statuts de constitution : Document utilisé en vertu de la Loi sur les sociétés par actions pour constituer une société par actions.

Statuts de continuation : Document utilisé pour continuer l’existence d’une personne morale en société régie par la Loi sur les sociétés par actions.

Statut d’immatriculation : État de l’immatriculation d’une entreprise au registre (p. ex. : « immatriculée », « radiée d’office », « radiée sur demande »).

Syndicat de copropriété : Personne morale régie par le Code civil du Québec et formée de l'ensemble des copropriétaires d'une copropriété divise. Un syndicat de copropriété est constitué par la publication de la déclaration de copropriété au Registre foncier. Il a pour objet la conservation de l'immeuble, l'entretien et l'administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l'immeuble ou à la copropriété ainsi que toutes les opérations d'intérêt commun.

Syndic de faillite : Représentant des créanciers qui est chargé d’administrer les biens d’un débiteur dans le but de procéder à leur liquidation.

Tiers : Toute personne, morale ou physique, qui n’a aucun lien avec une entreprise. Elle n’est ni l’entreprise concernée (si cette dernière détient la personnalité juridique) ni l’une des personnes qui y sont liées (administrateurs, actionnaires, associés, etc.).

Tuteur : Représentant légal d'une personne mineure ou d'une personne majeure reconnue inapte de façon partielle et temporaire.

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