Glossaire
Acte de régularisation : document produit au Registraire des entreprises par la société de droit québécois visant à corriger des informations incomplètes, inexactes ou inhabituelles figurant sur les déclarations déposées au registre. L'acte de régularisation a une portée rétroactive.
Acte constitutif : document légal confirmant la création d'une personne morale.
Actionnaire : tout détenteur d’actions inscrit au registre des valeurs mobilières d’une société, y compris un représentant de l’actionnaire.
Action rachetable : toute action émise par une société, qu’elle peut racheter unilatéralement au prix fixé dans ses statuts ou calculé conformément à ceux-ci, ou encore, qu’elle est tenue de racheter en vertu de ses statuts à une date déterminée ou déterminable ou à la demande d’un actionnaire, au prix ainsi fixé ou calculé.
Administrateur du bien d’autrui : personne ou entreprise qui représente la personne morale et qui administre l'ensemble de ses biens. Elle a les mêmes droits que la personne morale et doit remplir les mêmes obligations.
Affirmation solennelle : déclaration sous serment.
Arrêté de radiation : document légal produit et déposé au registre par le Registraire des entreprises. Cet arrêté confirme la radiation d'office de l'immatriculation d’une entreprise.
Arrêté de révocation : document légal produit et déposé au registre par le Registraire des entreprises. Cet arrêté confirme la révocation de la radiation d'office de l'immatriculation d’une entreprise.
Association : groupement constitué par contrat (écrit ou non) afin de poursuivre un but commun autre que la réalisation de bénéfices pécuniaires à partager entre ses membres. L'association n’est pas dotée de la personnalité juridique et n’est pas tenue de s’immatriculer au registre des entreprises.
Association personnifiée : personne morale sans but lucratif distincte de ses membres. Elle possède un nom, une existence autonome, c’est-à-dire indépendante de celle de ses membres, un domicile, des droits et des obligations (dettes et engagements), une activité propre et des biens (patrimoine). Elle est généralement constituée en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies, mais peut aussi être constituée en vertu de nombreuses autres lois.
Assujetti : personne physique ou morale, société, association ou groupement à qui est tenu de s’immatriculer ou qui s'immatricule volontairement.
Assujetti volontaire : personne physique ou morale, société, association ou groupement qui s'immatricule sur une base volontaire.
Attestation : document qui rend compte de l'état de l'immatriculation d'une entreprise.
Autres noms : noms utilisés au Québec par l'assujetti, tels les noms d'emprunt, les marques de commerce, etc.
Avis : document expédié par le Registraire des entreprises à l'assujetti immatriculé qui a omis de présenter sa déclaration annuelle pour l'année précédente. Il peut s’agir d’un avis aux contrevenants, d’omission, de défaut ou de non-production.
Avis de liquidation : document que le liquidateur de la société transmet au Registraire qui le dépose au registre des entreprises dans le but de mettre fin aux activités de celle-ci. Est jointe à l’avis une copie certifiée de la résolution spéciale par laquelle les actionnaires ont donné leur consentement à la dissolution de l’entreprise ou, le cas échéant, le jugement du tribunal en tenant lieu.
Bénéficiaire : titulaire d’un titre intermédié, à l’exception d’un intermédiaire en valeurs mobilières, au sens donné à ces termes par la Loi sur le transfert de valeurs mobilières et l’obtention de titres intermédiés (2008, chapitre 20), sur une valeur mobilière émise par une société, ainsi que tout autre titulaire de droits sur une valeur mobilière inscrite au registre des valeurs mobilières d’une société au nom d’une autre personne, notamment un administrateur du bien d’autrui ou un mandataire.
But lucratif : une organisation sera dite « à but lucratif » si son objet est de réaliser des profits.
But non lucratif : une organisation sera dite « à but non lucratif » ou « sans but lucratif » si son objet n’est pas de procurer un avantage économique à ses membres ni de leur distribuer les profits engendrés par certaines de ses activités.
Capital-actions : montant des apports faits par les actionnaires d'une société et représenté par les actions que celle-ci a émises. Le capital-actions d’une société peut être limité ou illimité et être constitué d’actions avec valeur nominale, d’actions sans valeur nominale ou des deux types d’actions à la fois.
Certificat de conformité : document qui atteste qu’une reproduction d’un document est conforme à l'original déposé au registre des entreprises.
Certificat de régularité : document qui rend compte de la production de tous les rapports annuels relatifs aux années qui précèdent 1994, exigibles en vertu de la Loi concernant les renseignements sur les compagnies. Ces rapports figurent dans le fichier central des entreprises.
Constitution : création d’une entreprise.
Continuation à l’exportation : le fait, pour une personne morale constituée en vertu de la Loi sur les sociétés par actions, de continuer son existence sous une loi régie par une autorité législative autre que le Québec.
Continuation à l’importation : le fait, pour une personne morale constituée en vertu d’une loi d’une autre autorité législative que le Québec, de continuer son existence sous la Loi sur les sociétés par actions.
Continuation ordinaire : le fait, pour une personne morale constituée en vertu d’une loi du Québec, de continuer son existence sous la Loi sur les sociétés par actions, si la loi qui la régit le permet.
Contrôle : le fait pour une personne de détenir des actions d’une personne morale lui donnant le droit d’élire la majorité des administrateurs de ladite personne morale.
Convention unanime des actionnaires : document écrit, adopté par tous les actionnaires de la société ou par ceux-ci et des tiers, qui restreint ou retire les pouvoirs du conseil d’administration de gérer les activités et les affaires internes de la société ou d’en surveiller la gestion. Les actionnaires peuvent conclure une convention unanime peu importe si leurs actions comportent ou non le droit de vote.
Copie certifiée : document préparé par le Registraire des entreprises certifiant qu'une copie est conforme au document original détenu par le Registraire. Il peut s’agir d’un certificat de conformité ou de la certification d'un document.
Déclaration de mise à jour courante : formulaire qui permet à une entreprise d'effectuer une mise à jour des renseignements la concernant contenus au registre dans les 30 jours ouvrables suivant tout changement. Notez que la clientèle peut maintenant produire une déclaration de mise à jour courante au moyen de nos services en ligne.
Déclaration de mise à jour de correction : formulaire qui permet à une entreprise de corriger une déclaration incomplète ou inexacte ayant déjà été déposée au registre des entreprises. Ce formulaire ne permet pas de mettre à jour des renseignements déclarés au registre, mais bien d’ajouter une information manquante ou de corriger un renseignement ayant été déclaré. Cette correction a une portée rétroactive.
Demande d’annulation de statuts : demande présentée par un membre du conseil d’administration ou un dirigeant d’une société visant à annuler certains des statuts de ladite société. Tous statuts d’une société peuvent être annulés en vertu de la Loi sur les sociétés par actions, à l’exception des statuts de constitution.
Demande de correction de statuts : demande présentée par le conseil d’administration ou le représentant d’une société qui vise à corriger une erreur manifeste contenue dans les statuts de ladite société.
Document : tout document déposé au registre des entreprises en vertu de la loi.
Domicile élu : adresse de correspondance déclarée par l'assujetti, avec mention du destinataire s'il y a lieu. Une adresse complète doit être fournie.
Dirigeant : président, responsable de la direction, responsable de l’exploitation, responsable des finances, secrétaire d’une société ou toute personne qui remplit une fonction similaire, ainsi que toute personne désignée comme tel par résolution du conseil d’administration.
Droits annuels d'immatriculation : somme qui doit être acquittée en entier par tout assujetti immatriculé au 1er janvier. Les assujettis qui peuvent produire leur déclaration de mise à jour annuelle et leur déclaration de revenus en une seule démarche doivent acquitter ces droits lors de la production de leur déclaration de revenus. Les autres assujettis doivent payer ces droits au Registraire des entreprises durant la période de production de la déclaration de mise à jour annuelle.
Droits prescrits : paiement exigé en vertu d'un règlement.
Enregistré :(ENR) ce terme n'est plus en usage puisqu'il réfère aux raisons sociales qui étaient enregistrées auprès des greffiers de la Cour supérieure avant 1994.
Entreprise étrangère : entreprise qui n'est pas constituée au Québec.
Entreprise individuelle : personne physique qui exploite une entreprise au Québec, en perçoit les revenus et en assume les responsabilités (p. ex. : épicerie du coin dont le propriétaire est Monsieur Untel).
Établissement : lieu au Québec où l'assujetti est installé de façon permanente afin d'accomplir les activités liées à cet établissement. L'établissement désigne, entre autres, les sièges sociaux et les bureaux administratifs.
État de renseignements : ensemble des informations relatives à une entreprise inscrites au registre.
État juridique : statut s’appliquant uniquement aux autorités publiques qui ne peuvent pas être immatriculées au registre des entreprises. L’état juridique d’une autorité publique correspond au statut d’immatriculation d’une entreprise : il en indique le statut (p. ex : régulier, dissout volontairement).
Faillite :état d'une personne physique ou morale dont un tribunal a constaté la cessation des paiements. La faillite d’une personne morale québécoise ou d’une personne physique exploitant une entreprise individuelle n’entraîne pas la fin légale de l’entreprise. Par conséquent, elle conserve les mêmes obligations relativement à son immatriculation qui demeure en vigueur.
Fichier central des entreprises (FCE) : banque de données créée en 1973 et archivée depuis le 1er janvier 1994. Cette banque de données contient les rapports annuels, les documents de constitution ou de modification et les autres documents microfilmés qui figuraient au dossier de l'entreprise avant 1994. Ce fichier a été remplacé par le registre des entreprises (CIDREQ).
Fichier des autorités publiques : fichier des personnes morales et des organismes de droit public. Ce fichier administratif contient les informations sur les ministères, les organismes, les entreprises, les groupements et les personnes morales de droit public.
Filiale : personne morale contrôlée par une autre personne morale ou par des personnes morales contrôlées par cette dernière. La filiale d’une personne morale qui est elle-même filiale d’une autre personne morale est réputée filiale de cette dernière.
Fondé de pouvoir : personne, par exemple un avocat ou un notaire, qui représente l'assujetti qui n'a ni domicile ni établissement au Québec ou qui est dispensé de déclarer certaines informations par règlement du Ministre. Toute procédure exercée contre l'assujetti en vertu d'une loi peut, même après la radiation de son immatriculation, être signifiée au fondé de pouvoir.
Forme juridique : forme légale de l'entreprise (p. ex. : compagnie, société, coopérative).
Fusion ordinaire : opération par laquelle deux ou plusieurs compagnies ou personnes morales s'unissent pour former une seule entité.
Fusion simplifiée : union d'une société-mère avec au moins une de ses filiales dont elle détient la totalité des actions pour former une seule société.
Groupe: personnes morales dont l’une est une filiale de l’autre ou qui sont contrôlées par la même personne.
Groupement : réunion de personnes ayant des buts et des intérêts communs. Les groupements ne sont pas tenus de s’immatriculer au registre des entreprises.
Immatriculation : inscription d'une entreprise au registre des entreprises.
Incorporée : terme qui indique le statut juridique d'une entreprise. Sa version abrégée inc. est le plus souvent utilisée.
Index des documents : liste chronologique des documents d'une entreprise déposés au registre.
Index des noms : liste des noms actuels des entreprises et de leurs noms antérieurs.
Jumelé (contraire non-jumelé) : en vigueur depuis le 1er janvier 2006, ce jumelage a été mis en place pour faciliter la mise à jour des renseignements contenus au registre des entreprises. Le jumelage permet à une majorité d'entreprises de produire en une seule démarche la déclaration de mise à jour annuelle pour le registre des entreprises et la déclaration de revenus du Québec.
Lettre patente : document émis en vertu de diverses lois pour constater la création d'une personne morale. Les lettres patentes sont déposées au registre des entreprises.
Liquidateur : personne désignée pour liquider les actifs d’une société et pour payer les créanciers de celle-ci. Avant de présenter l'avis de clôture, le liquidateur effectue le paiement des dettes et le remboursement des apports. De plus, il procède au partage de l'actif de la société entre ses membres ou au transfert des actifs, s'il y a lieu, selon les dispositions prévues dans le Code civil du Québec.
Liquidation : ensemble des opérations qui, après prononcé de la dissolution d'une société, ont pour objet la réalisation des actifs et le paiement des créanciers de la société en vue de procéder au partage entre les associés ou actionnaires de l'actif net subsistant. La cessation de la société peut se faire par liquidation si ladite société a des biens ou des dettes, ou encore si le tribunal l’ordonne.
Marque de commerce : marque associée à un produit ou à un service par l'entreprise qui le commercialise ou le distribue et qui permet de le distinguer des produits ou des services concurrents. Une marque de commerce fait l’objet d’un dépôt légal.
Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) : numéro attribué lors de l’immatriculation d’une entreprise au registre des entreprises.
Objet de la société : but pour lequel la société s’est constituée.
Opposable aux tiers : information utilisable contre ou en faveur des tiers.
Période prescrite : période, déterminée par règlement, pendant laquelle une entreprise doit produire sa déclaration annuelle.
Personne liée : actionnaire, administrateur, principal dirigeant, etc.
Personne morale : entité constituée par une loi, dotée d'une personnalité juridique indépendante et autonome, à qui la loi reconnaît des droits et des obligations. Elle agit, d'une part, par l’intermédiaire de son conseil d'administration et, d'autre part, par l’entremise de l'assemblée des membres ou des actionnaires, selon le cas.
PES : prestation électronique de services.
Point de vente de tabac : depuis le 1er janvier 2006, toute entreprise qui fait la vente de tabac au détail doit obligatoirement le déclarer au Registraire des entreprises. L’entreprise ne peut exercer cette activité que si elle déclare l’établissement où a lieu la vente de tabac au détail et qu’elle précise que ladite activité est indépendante des deux autres principales activités exercées dans l’établissement concerné.
Professionnel accrédité : personne ou groupement de personnes qui, dans le cadre de ses activités, agit pour le compte d’autrui pour dresser ou transmettre des documents relatifs aux personnes morales ou destinés à être déposés au registre. Il peut s’agir d’une personne qui joue le rôle d’un intermédiaire, ou encore, d’un partenaire.
Recours administratif : demande adressée au Registraire dans le but de faire reconnaître ou respecter un droit ou de défendre un intérêt.
Régime juridique : loi en vertu de laquelle une entreprise est créée ou constituée.
Résolution ordinaire : résolution devant être adoptée par la majorité des voix exprimées par les actionnaires habilités à voter lors d’une assemblée tenue à cet effet ou résolution devant être signée par tous ces actionnaires.
Résolution spéciale : résolution devant être adoptée par au moins les deux tiers des voix exprimées par les actionnaires habilités à voter lors d’une assemblée tenue à cet effet ou résolution devant être signée par tous ces actionnaires.
Siège ou siège social : domicile de la personne morale.
Société ou société de personnes : groupe de personnes qui s’associent dans le but d’exploiter une entreprise et qui partagent les revenus et les responsabilités selon une convention établie entre elles (p. ex. : bureaux de notaires ou d'avocats).
Statuts de constitution : document utilisé en vertu de la Loi sur les sociétés par actions (LSA) pour constituer une société par actions.
Statuts de continuation : document utilisé pour continuer en société par actions l’existence d’une compagnie régie par la Loi sur les compagnies. L’entreprise devient alors régie par la Loi sur les sociétés par actions.
Statut d’immatriculation : état de l’immatriculation d’une entreprise au registre (p. ex. : immatriculée, radiée d’office, dissoute, etc.).
Statut juridique : indique la forme juridique de l’entreprise (p. ex. : incorporée, société par actions, personne morale, etc.).
Titre de participation : tout titre conférant au porteur des droits sur une personne morale.
Valeur mobilière : actions, débentures (pour un émetteur assujetti), obligations ou billets négociables en bourse ou un sur un marché de capitaux.