Instructions pour demander un regroupement d’informations
Toute personne intéressée peut produire une demande de regroupement d’informations auprès du Registraire des entreprises.
Ce service permet de demander en ligne un regroupement d’informations sur une liste d’entreprises obtenue à la suite d’une recherche effectuée dans le registre.
Nous vous invitons à préciser vos critères de recherche avant de commander votre regroupement d’informations. Le montant à payer sera calculé en fonction du nombre de dossiers trouvés. Une demande peut contenir plusieurs centaines, voire des milliers de dossiers, ce qui fait augmenter la facture. Plus grand sera le nombre de critères choisis, plus précise sera votre recherche, ce qui limitera le nombre de résultats.
Ce service comprend deux étapes distinctes :
- la demande d’un numéro de référence;
- la demande d’un regroupement d’informations.
Demande d’un numéro de référence
Vous aurez besoin d’un numéro de référence pour pouvoir utiliser l’outil de recherche qui permet de créer un regroupement d’informations.
L’activation de ce numéro de référence entraîne des frais de 106,00 $ (non taxables). Notez que ces frais seront déduits du coût total demandé pour la production du regroupement d’informations.
Un montant minimum de 106,00 $ sera perçu pour chaque demande de regroupement d’informations, et ce, même si vous ne téléchargez pas les résultats. Ce montant n’est donc pas remboursable.
Demande d’un regroupement d’informations
Pour demander un regroupement d’information, vous devez effectuer une recherche à l’aide de l’outil prévu à cet effet. Plus particulièrement, vous serez invité à :
- préciser des critères fixes (p. ex : type d’entreprise, activités économiques, etc.). Une fois déterminés, ces critères ne pourront être modifiés;
- déterminer le format du regroupement d’informations souhaité (dossier complet de chaque entreprise, liste contenant les coordonnées postales et le numéro d’entreprise du Québec [NEQ] des entreprises).
- choisir le type de support (téléchargement, disque compact [DC] ou papier). Si vous choisissez les supports DC ou papier, des frais supplémentaires de 27,00 $ s’appliqueront;
- trier le regroupement d’informations selon certains critères (p. ex : un tri principal ou un tri secondaire).
Lorsque vous aurez précisé tous les critères de recherche, vous pourrez vérifier le nombre de résultats et le coût de la transaction. À ce moment, vous pourrez affiner votre recherche pour limiter le nombre de résultats.
Si vous choisissez le téléchargement, vous devrez attendre une nuit avant de pouvoir télécharger le regroupement d’informations, pour que le système ait le temps d’effectuer les recherches et les validations nécessaires. Si vous activez votre numéro de téléchargement avant 17 h, vous devriez pouvoir télécharger votre regroupement d'informations dès 8 h le lendemain matin. Avant tout, assurez-vous d’avoir l’espace mémoire nécessaire sur votre disque dur. Rappelons que le nombre de kilo-octets du dossier et la vitesse de transfert de votre connexion Internet déterminent le temps du téléchargement.
- Important
- Le gouvernement du Québec est titulaire des droits d’auteur des informations qui sont transmises dans un regroupement d’informations. Il vous est donc interdit de reproduire ces informations sans préalablement avoir obtenu son autorisation expresse.
Pour connaître les frais qui s’appliquent à une demande de regroupement d’information, consultez la liste des tarifs.
Informations non disponibles dans un regroupement d’informations
Certaines informations pourraient ne pas être disponibles au moment où vous présenterez votre demande. Par exemple, certaines entreprises pourraient être en voie d’obtenir une immatriculation ou détenir une immatriculation partielle, ou encore certaines données pourraient être actuellement en cours de saisie. Prenez note que le registre des entreprises est mis à jour quotidiennement.
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels stipule que les renseignements nominatifs sont confidentiels. On entend par renseignements nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier.
Les informations suivantes ne peuvent donc pas être extraites du registre et faire partie d’un regroupement d’informations :
- nom de l’assujetti (dans le cas d’une entreprise individuelle);
- adresse de correspondance (domicile élu);
- noms et adresses des personnes liées à l’assujetti : actionnaires, administrateurs, principaux dirigeants, fondés de pouvoir, administrateurs du bien d’autrui, associés, commandités et commanditaires;
- numéros de téléphone et de télécopieur et adresses courriel. Ces derniers ne sont d’ailleurs jamais disponibles au registre des entreprises.
Par ailleurs, le service de demande de regroupement d’informations ne permet pas d’obtenir des données statistiques sur les entreprises.