Les obligations légales découlant de l'immatriculation

Mise à jour annuelle

Les entreprises immatriculées au registre des entreprises doivent mettre à jour chaque année les renseignements les concernant en produisant une déclaration de mise à jour annuelle durant une période de production prédéterminée. Cette obligation prend effet à compter de l’année suivant celle de l’immatriculation de l’assujetti. Lorsque la déclaration est produite après la période prévue à cette fin, elle doit être accompagnée des droits prescrits par règlement, comme le précise la Loi sur la publicité légale des entreprises.

Les personnes morales et les entreprises individuelles immatriculées au registre des entreprises et assujetties à la Loi sur les impôts peuvent produire leur déclaration de mise à jour annuelle et la transmettre au Registraire en une seule étape. En effet, si les renseignements figurant au registre des entreprises sont exacts, il suffit de cocher la case prévue à cet effet à la ligne 39 de la Déclaration de revenus des sociétés (CO-17), ou à la ligne 436 de la Déclaration de revenus (TP-1). Les entreprises qui choisissent cette façon de faire sont dites « jumelées ».

Si les renseignements figurant au registre des entreprises doivent être modifiés, le service en ligne Produire une déclaration de mise à jour annuelle doit être utilisé. Notez que ce service permet aussi de transmettre une déclaration ne contenant pas de modifications.

Les entreprises non jumelées doivent continuer à produire leur déclaration de mise à jour annuelle auprès du Registraire.

Mise à jour courante

Les entreprises doivent mettre à jour les informations contenues à leur dossier dans les 30 jours suivant tout changement en produisant une déclaration de mise à jour courante. Pour ce faire, elles peuvent utiliser le service en ligne Produire une déclaration de mise à jour courante.

L’assujetti qui devient un failli au sens de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité doit produire sans délai une déclaration de mise à jour courante en faisant mention.

Ce service est gratuit, rapide et simple d'utilisation.

Correction d'une information figurant au registre des entreprises

Lorsqu'une entreprise constate qu'une déclaration déjà déposée au registre est incomplète ou inexacte, elle doit produire une déclaration de mise à jour de correction.

Note

Les informations déclarées par une entreprise sont opposables au tiers. Elles sont considérées comme exactes à compter de la date où elles sont inscrites à l'état de renseignements, et ce, jusqu'à preuve du contraire.

Radiation volontaire

Il est obligatoire de faire une déclaration de radiation dans le cas d'une cessation d'activité ou lorsque l’obligation d’immatriculation ne s’impose plus notamment lorsqu’une personne physique, une société étrangère ou une personne morales de droit privé étrangère cesse ses activités.

Ainsi, dans une telle situation, l’entreprise doit produire une déclaration de radiation :

• la personne morale constituée au Québec qui est en faillite et dont le syndic de faillite a obtenu par le tribunal, au terme de l’administration de son actif, la libération de ses obligations;
• la société qui n'est pas constituée au Québec;
• la personne morale qui n'est pas constituée au Québec;
• la personne physique exploitant une entreprise individuelle;
• l'association ou autre groupement;
• les syndicats de copropriété;
• les sociétés en participation.

Les personnes physiques ou les groupements qui se sont immatriculés volontairement peuvent produire une déclaration de radiation en tout temps.