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Les obligations légales découlant de l'immatriculation

Mise à jour annuelle

Toute entreprise immatriculée au registre des entreprises a l’obligation, chaque année, de produire une déclaration de mise à jour annuelle durant la période prévue à cet effet, qu’elle ait ou non des changements à apporter aux renseignements qui figurent au registre. Cette obligation prend effet à compter de l’année suivant celle de l’immatriculation de l’entreprise. Lorsque la déclaration est produite après la période prévue à cette fin, elle doit être accompagnée des pénalités exigibles, comme le précise la Loi sur la publicité légale des entreprises.

Les personnes morales et les entreprises individuelles immatriculées au registre des entreprises et assujetties à la Loi sur les impôts peuvent produire leur déclaration de mise à jour annuelle et leur déclaration de revenus en une seule étape. En effet, si les renseignements figurant au registre des entreprises sont exacts, il suffit de cocher la case prévue à cet effet à la ligne 39 de la Déclaration de revenus des sociétés (CO-17) ou à la ligne 436 de la Déclaration de revenus des particuliers (TP-1). Les entreprises qui choisissent cette façon de faire sont dites visées par le « jumelage ».

Si les renseignements figurant au registre des entreprises doivent être modifiés, le service en ligne Produire une déclaration de mise à jour annuelle, accessible dans Mon bureau, sous Gestion de l’entreprise, doit être utilisé. Notez que ce service permet aussi de transmettre une déclaration ne contenant pas de modifications.

En vue de permettre le « jumelage » de la déclaration de revenus et de la déclaration de mise à jour annuelle, veuillez noter que Revenu Québec communique au Registraire des entreprises certains renseignements fiscaux nécessaires à l’exercice de ses fonctions prévues par la Loi sur la publicité légale des entreprises. La communication de ces renseignements et la protection de ceux-ci sont régies par une entente intervenue entre Revenu Québec et le ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale.

Les entreprises non visées par le « jumelage » doivent continuer à produire leur déclaration de mise à jour annuelle au moyen des services en ligne ou des formulaires du Registraire.

Période de dépôt de la déclaration de mise à jour annuelle pour les entreprises non visées par le « jumelage »
1er janvier au 15 juin 15 mai au 15 novembre 15 mai au 31 mars
  • Entreprise individuelle
  • Société
  • Association ou autre groupement
  • Personne morale
  • Société mutuelle d'assurance
  • Société de secours mutuel
  • Société de fiducie
  • Société d'épargne
  • Fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial
Note

Toute personne morale constituée au Québec est exemptée de produire une déclaration de mise à jour et est également exemptée de payer les droits annuels d’immatriculation pour toute année suivant la déclaration faisant mention de la faillite au registre et au cours de laquelle elle a exercé uniquement des activités propres à sa liquidation.

C’est un syndic de faillite qui doit produire la déclaration de radiation après qu’il aura obtenu du tribunal, aux termes de l’administration de l’actif du failli, la libération de ses obligations.

Mise à jour courante

La mise à jour courante est utilisée lorsque la déclaration de mise à jour annuelle est déjà produite et que d’autres changements surviennent en cours d’année. Les entreprises disposent alors de 30 jours suivant tout changement pour produire une déclaration de mise à jour courante. Pour ce faire, elles peuvent utiliser le service en ligne Produire une déclaration de mise à jour courante, accessible dans Mon bureau, sous Gestion de l’entreprise.

Note
Toute entreprise (ou son administrateur du bien d’autrui) immatriculé au registre des entreprises qui devient un failli au sens de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité doit produire sans délai une déclaration de mise à jour courante en faisant mention.

Ce service est gratuit, rapide et simple à utiliser.

Correction d'une information figurant au registre des entreprises

Lorsqu'une entreprise constate qu'une déclaration déjà déposée au registre est incomplète ou inexacte, elle doit accéder à Mon bureau et, selon la nature de l’erreur, produire une déclaration de mise à jour de correction ou un recours administratif.

Note
La majorité des informations déclarées par une entreprise sont opposables aux tiers. Elles sont considérées comme exactes à compter de la date où elles sont inscrites à l'état de renseignements, et ce, jusqu'à preuve du contraire.

Obligations auprès d'autres ministères et organismes

Nous vous invitons à consulter les sites Internet de Revenu Québec et d'Entreprises Québec, qui présentent d’autres obligations dont vous devrez tenir compte lors du démarrage de votre entreprise.

Radiation volontaire

Toute entreprise qui cesse ses activités ou qui n’est plus tenue d’être immatriculée au registre des entreprises doit produire, à partir de Mon bureau, une déclaration de radiation, notamment :

  • la personne physique exploitant une entreprise individuelle;
  • la société en participation;
  • la société qui n’est pas constituée au Québec;
  • l’association ou le groupement de personnes;
  • la fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial;
  • la personne morale de droit privé qui n’est pas constituée au Québec;
  • la personne morale de droit public (autorité publique);
  • les personnes morales constituées au Québec qui sont en faillite et dont le syndic de faillite a obtenu par le tribunal la libération de leurs obligations, au terme de l’administration de l’actif de cette personne.
Note
Les syndicats des copropriétaires doivent déclarer leur dissolution en produisant le formulaire Avis de dissolution, avis de nomination du liquidateur et avis de clôture (RE-803).
Dernière mise à jour : 
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